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内容証明郵便-書き方

何に書いたら良いのか

用紙の指定はありませんが、相手に正式な文書であると思わせるためには原稿用紙で書いたり、内容証明用紙が効果的です。
内容証明用の内容証明用紙というものが文房具店などにおいてありますので手書きで書くには便利です。尚、Wordなどを利用して作成しても問題ありません。

文字数の制限

タテ、ヨコどちらでも良いのですが、一枚に書ける文字数に制限があります。
●縦書き:1行に20字以内、1枚に26行以内
●横書き:1行に20字以内、1枚に26行以内
      :1行に13字以内、1枚に40行以内
      :1行に26字以内、1枚に20行以内

1字の範囲
句読点は各1字として扱います。 、←1字  ←1字
カッコは合わせて1字とします。 「 」←1字  例 (返金請求)←計5字
記号 % g + ←各1字   kg、u、 ←2字

使用できる文字
ひらがな カタカナ 漢字 数字(算用数字、漢数字両方)
英字は固有名詞にだけ使えます。(会社名・商品名・地名など)

書き間違えた字の訂正方法

間違えたときは、その箇所に2本線を引き何を消したか分かるようにします。そして、マス目から外れてもいいので、そのヨコに正しい字を書きます。訂正した場合は欄外に何行目何字削除、何字加入と書き、そこに差出人の印鑑を押します。

差出人と受取人の書き方

差出人と受取人は最初でも最後でどちらでもかまいません。その際、必ず差出人、受取人の住所と氏名を書かなければなりません。また、差出人の名前の下に捺印しても良いです。

同文のもの3通作成

内容証明郵便は、1通を受取人(相手)、1通を差出人(自分)、1通を郵便局の計3通同文のものを用意しなければなりません。
 
1枚づつ手書きで書くのはあまりお勧めしません。手間がかかるのもそうなのですが、チェックする担当者によっては、漢字のハネの部分が違うだけで受け付けてくれないこともあります。
 
1通を書いて残り2通をコピーしたりパソコン等で作成し3通コピーするのが手っ取り早いです。ただし、コピーをするさい、印鑑はそれぞれに押さなければなりません。

封筒の用意

用紙と同様、封筒にも指定はありません。封筒は受取人に送るために用意するので、相手が一人であれば1枚で構いません。

内容証明文に書いた受取人・差出人欄の住所、氏名と同じにしなければなりません(表・受取人、裏・差出人)。また、郵便局で文章の確認をしてから封をしますので、封をしないで郵便局に持って行きましょう。

最終確認

最後にもう1度、見直し誤字脱字が無いか確認し、次の点に特に注意しましょう。
1,制限された字数で書いているか
2,修正した際の訂正方法
3,差出人、受取人の住所、氏名の記入
4,封筒は封をしない


  



内容証明郵便-出し方

どこで出すか

内容証明はポストに投函することはもちろんできず、郵便局の窓口に出します。
また、郵便局の窓口でも通常は、集配郵便局の窓口となりますので、事前に確認した方がよいです。

持って行くもの 受取人(相手が1人の場合)

内容証明文3通
封筒 1枚(封をしない、切手を貼らない)
差出人の印鑑(間違いの訂正などで必要な場合あり)
内容証明郵便料金(配達証明付) 1,220円

窓口の手続き 受取人(相手が1人の場合)

郵便窓口で内容証明3枚、封筒1枚を出し、内容証明郵便、配達証明付きでお願いしますという。↓
 
局員による確認(ルール通りに書かれているかなど)↓
 
確認後、3通のうち、1通を郵便局で保管、1通を差出人が受け取り、残り1通受取人のものを封筒に入れ封をします↓
 
「差出人謄本」と「書留郵便物受領証」を渡され、手続き終了。

 

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